Doanh nghiệp cần chọn mua phần mềm như thế nào?

1. Doanh nghiệp có thể xem xét với nhiều góc độ:

Đáp ứng yêu cầu quản lý.

Chi phí và thời gian thực hiện dự án.

Chất lượng tư vấn-triển khai.

Chất lượng bảo hành, bảo trì.

Khả năng phát triển của nhà cung cấp giải pháp.

Ai đang sử dụng giải pháp này.

Và còn nhiều yếu tố khác cần xem xét.

1.1 Yếu tố đầu tiên cần xem xét là mục đích đầu tư?

• Mua phần mềm để buộc nhân viên phải làm việc theo quy trình.
• Để công việc của doanh nghiệp được nhanh hơn.
• Để lưu trữ được an toàn, khoa học hơn.
• Ứng dụng CNTT để phong cách chuyên nghiệp hơn.
• Mục tiêu cao nhất là nâng cao hiệu quả công việc và hiệu quả quản lý dài hạn.
• Hay mục đích là tổng hợp các yếu tố trên: Cần phần mềm để chia việc nhỏ theo tính chất công việc của từng cá nhân, liên kết thông tin chặt chẽ, liên kết được người quản lý thông tin với người được quản lý, tạo ra công cụ thuận lợi để tiến hành công việc nhanh và chính xác hơn.
• Cũng có nhiều mục đích rất chi tiết như: Chấm công khó, tính lương mất nhiều thời gian, không chính xác hoàn toàn, báo cáo tổng hợp quá chậm, và nhiều lý do khác nữa mà khi đi vào chi tiết sẽ có giải pháp để chuẩn hóa.

1.2 Yếu tố thứ hai cần xét tới là sự sẵn sàng về nhân lực của doanh nghiệp.

• Nhân sự tiếp nhận giải pháp phải hiểu về tầm quan trọng của việc ứng dụng phần mềm cho công việc của cá nhân và của toàn tổ chức, nếu nhân sự sử dụng trực tiếp chưa ý thức được thì khó triển khai thành công và hiệu quả.
• Sự hợp tác của người dùng cuối giúp cho độ phức tạp giảm, vấn đề này được giải quyết khi lãnh đạo làm tốt công tác tư tưởng và yêu cầu ứng dụng tới nhân viên.

1.3 Yêu cầu đáp ứng thực tế quản lý là quan trọng nhất:

• Trước hết phải phù hợp với các yêu cầu của doanh nghiệp về nghiệp vụ và văn hóa quản lý, phù hợp chính sách và môi trường hoạt động, nhưng yêu cầu của doanh nghiệp lại phải phù hợp với tầm của doanh nghiệp (tầm ở đây là khả năng chuẩn hóa và ứng dụng, đội ngũ nhân sự đáp ứng cho việc ứng dụng, định hướng đầu tư và chi phí thực hiện,...)
• Một hệ thống ứng dụng cho mỗi doanh nghiệp đều có trọng tâm, vì vậy hiểu rõ nhu cầu của bản thân doanh nghiệp, văn hóa hoạt động, người quản trị sẽ cùng tư vấn viên hoàn thiện giải pháp để ứng dụng phần mềm hiệu quả nhất với yêu cầu của mình.

1.4 Chi phí đầu tư:

• Sau khi cùng thống nhất về chức năng, phạm vi ứng dụng và triển khai giải pháp, người dùng cuối mới nhận được kết quả cuối cùng về chi phí thành lập cho dự án.

2. Tại sao phải quyết định:

• Đi lại công việc từ đầu: Trả lời câu hỏi “Tại sao lại phải lựa chọn nhà cung cấp phần mềm?”  Vì doanh nghiệp cần trang bị giải pháp mới tìm hiểu, tìm hiểu là tốn phí, thời gian, nên phải có kết quả, không có kết quả thì mất thời gian vô ích? Mất đi cơ hội phát triển do giải quyết vấn đề của chính doanh nghiệp, làm chậm tốc độ phát triển.
• Vậy cần phải có được một quyết định, và giải pháp phù hợp nhất là giải pháp đáp ứng tốt nhất yêu cầu quản lý, thứ hai là giá gần nhất với khả năng đầu tư, tư vấn, cam kết triển khai, bảo hành cũng là điều quan trọng, kèm theo nhiều yếu tố khác nữa,… và họ là ai thì doanh nghiệp cần phải tìm ra và quyết định.

Nhìn giải pháp theo một hướng khác về giải pháp là thời gian triển khai ổn định hệ thống.

Rất nhiều người mua phần mềm hay có một yêu cầu về thời gian triển khai cần dài hơn, vậy điều đó có hợp lý?

Trên khía cạnh nào đó thì điều đó là bình thường, nhưng khi so sánh về hiệu quả triển khai và chi phí thì càng kéo dài càng tốn kém: Thời gian, tiền bạc, cơ hội cải tiến công việc, ...

Nhà cung cấp dám triển khai trong thời gian ngắn là đã có sự ổn định về giải pháp, đã có phương pháp triển khai tối ưu, và như vậy doanh nghiệp có được giá trị phần mềm cao hơn so với một nhà cung cấp phải mất nhiều thời gian hơn cho việc triển khai và kiểm tra ứng dụng.

3. Chung quy lại, để có một giải pháp, doanh nghiệp cần hài hòa trong lựa chọn giữa nhiều yếu tố:

• Phù hợp với quy mô, yêu cầu quản lý.
• Chi phí và thời gian triển khai khả thi.
• Sẵn sàng về con người cũng như nhận thức đúng đắn về giải pháp của lãnh đạo tới nhân viên.
• Cam kết hoàn thành dự án của cả hai bên về chức năng và thời gian tiến hành.
• Doanh nghiệp hãy biết cách hài hòa giữa các yêu cầu và giải pháp.

Quyết định một giải pháp có khó không? hãy liên lạc với chúng tôi để nhận được tư vấn đầy đủ nhất.

SSP-HRM Software.